Основна правила: фирма, година, Упиши, Књижи

Пре сваког уноса проверите три ствари

Провера	Зашто је важна
Активна фирма	Сви документи се књиже само за тренутно изабрану фирму.
Пословна година	Бројеви докумената, извештаји и књижења везани су за годину рада.
Статус документа	Прокњижен документ обично не треба мењати без контроле последица.

Ако видите само једну фирму, у горњој траци стоји само њен назив без менија — то није грешка. Са две или више фирми појављује се падајући мени за пребацивање (види чланак „Више фирми").

Стандардни ток документа

Већина екрана ради по истом обрасцу:

1. Заглавље — број (0 за нови документ додељује следећи слободан број), датум, партнер, објекат/магацин, валута.
2. Упиши — чува заглавље и откључава унос ставки. Документ још није завршен.
3. Ставке — роба, услуге, конта, количине, цене, ПДВ и износи.
4. Књижи — завршава документ и уписује га у књиговодствене евиденције (главна књига, робно, КИР/КУР или друге).
5. Штампа/слање — PDF, Excel, е-фактура, е-пошта или архива.

Упиши или Књижи?

Дугме	Значење
Упиши	Чува заглавље или привремену верзију документа. Документ још није завршен.
Књижи	Завршава документ и уписује га у књиговодствене евиденције.
Заврши налог	Код налога за књижење проверава салдо па књижи ставке.
Преузми нове	Код SEF екрана преузима податке са портала.
Пошаљи на SEF	Шаље излазну е-фактуру на Систем електронских фактура.

Провера пре него што кликнете Књижи

• да ли је изабран прави партнер,
• да ли су датуми исправни,
• да ли је изабран прави магацин, објекат или малопродаја,
• да ли су ПДВ стопе тачне,
• да ли су конта правилно попуњена,
• да ли се укупан износ слаже са оригиналним документом,
• код налога за књижење, да ли је салдо тачно 0,00.

Претраге у пољима

Поља за купце, добављаче, артикле и конта раде као претрага — куцате назив, ПИБ, шифру, баркод или део текста и систем филтрира листу. Ако запис не постоји, зелено дугме „+" поред поља отвара форму за брзо додавање у шифарник, без напуштања документа.

Ово важи за скоро сваки модул — пријемницу, фактуру, налог за књижење, благајну, отпис робе и остале. Детаљи специфични за сваки документ су у његовом посебном чланку.